Era Baru Dalam Mengelola Arsip
1 year ago | On November 28, 2022 at 10:58 am
Perkembangan teknologi informasi kini berkembang sangat pesat dan mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, termasuk pada sistem dan cara kerja pada instansi atau perusahaan yang kini sudah serba digital. Cara manusia dalam melakukan pengarsipan dokumen turut berubah menjadi digital beriringan dengan kemajuan teknologi informasi. Digitalisasi dokumen atau arsip merupakan proses mengubah dokumen atau arsip konvensional ke dalam bentuk digital dengan tujuan mempertahankan aksesibilitas.
Menurut Amsyah (2005), arsip adalah setiap catatan (warkat atau record) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu formulir), kertas film (slide, film-strip, mikrofilm), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotocopy dan lain-lain. Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu instansi atau perusahaan yang memiliki peranan penting karena mampu merekam jejak kegiatan operasional sehari-harinya. Digitalisasi arsip juga dapat menjadi alternatif untuk jangka panjang.
Kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik menurut Sugiharto (2015: 118) antara lain:
- Mudah dioperasikan.
- Fasilitas Pencarian Dokumen.
- Pencatatan lokasi fisik dokumen.
- Fasilitas gambar dan suara.
- Keamanan data.
- Retensi otomatis.
- Laporan kondisi arsip.
- Bisa terhubung jaringan komputer.
- Memungkinkan fasilitas OCR.
Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008, Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Untuk melancarkan proses digitalisasi arsip, diperlukan otentisitas dan integritas yang relevan agar dokumen tetap terjamin keabsahan dan legalitasnya. Arsip digital akan diakui apabila memenuhi syarat otentisitas dan integritas. Salah satu yang menjadi kunci dalam otentisitas arsip adalah authorship atau kewenangan dari arsip tersebut. Dalam konteks arsip konvensional, penandaan authorship dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan pada arsip tersebut untuk menjamin keaslian dan pertanggungjawaban dari isi arsip tersebut.
Konsep tanda tangan digital mulai dikenalkan pada publik sebagai solusi dari permasalahan otentisitas pada dokumen digital agar dapat dipertanggung jawabkan. Konsep tanda tangan digital terus berkembang menjadi hash-code terenkripsi yang dapat ditarik dan melekat pada informasi/arsip elektronik untuk keperluan autentikasi sehingga dapat dibuktikan secara matematis. Kini penggunaan tanda tangan digital menjadi solusi pada permasalahan dengan sistem yang berbasis jaringan aman dari serangan siber, dan dapat menyediakan opsi pelimpahan wewenang dengan cara jarak jauh. Di Indonesia, layanan tanda tangan digital yang memiliki kekuatan hukum dapat diperoleh dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang sudah memiliki status ‘Berinduk’ oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO).
TékenAja! sebagai PSrE pertama di Indonesia yang memiliki status ‘Berinduk’ oleh KOMINFO, bertugas untuk memberikan layanan tanda tangan digital terbaik dan sudah sesuai dengan regulasi yaitu sehingga dapat dijamin integritasnya sehingga dapat mempermudah proses pengarsipan dokumen. Tanda tangan digital dari TékenAja! sudah menggunakan sistem verifikasi biometrik real-time pada tingkat keamanan tertinggi, yaitu level 4, dengan otentikasi multi faktor (MFA) yang dapat menjamin keamanan dan akurasi penggunaan data dengan sangat baik. Digitalisasi arsip anda sekarang! Hubungi Kami untuk informasi lebih lanjut.