Stempel, Alat Pengesahan Bagi Perusahaan Kini Menjadi Elektronik!
1 year ago | On November 28, 2022 at 11:20 am
Perkembangan teknologi informasi telah mengubah cara manusia melakukan aktivitas sehari-hari, termasuk dalam bekerja. Dokumen digital termasuk salah satu perubahan cara bekerja di era perkembangan teknologi ini. Ditambah, adanya sistem cloud memungkinkan penyimpanan yang awalnya fisik berubah menjadi digital. Digitalisasi dan otomatisasi operasional meningkatkan efisiensi pada pekerjaan sehingga penggunaan dokumen digital semakin meluas.
Digitalisasi dokumen memiliki beberapa aspek dasar yang perlu diperhatikan yaitu, cara memproses data atau informasi, keamanan data dan kemudahan akses. Ketika sebuah organisasi atau perusahaan sudah mengimplementasikan sistem kerja digital, maka organisasi atau perusahaan itu penting untuk melakukan tingkat perlindungan dan pengamanan data yang baik. Selain itu, legalitas sebuah dokumen digital juga perlu diperhatikan agar saat diperlukan pembuktian hukum tidak perlu lagi langkah yang rumit. Salah satu infrastruktur digital yang sangat membantu legalitas dokumen digital adalah stempel elektronik yang biasa digunakan sebagai pelengkap tanda tangan digital dan meterai elektronik.
Apa Itu Stempel Elektronik?
Stempel sendiri sudah dikenal sejak zaman Dinasti Shang sekitar 1600 tahun sebelum masehi. Dulu, stempel digunakan sebagai tanda pada surat atau paket yang akan dikirim dengan tujuan untuk mencegah agar tidak dibuka oleh orang tidak bertanggung jawab, biasa disebut “Feng Ni” atau “Stempel Penyegelan”. Lalu, pada Dinasti Zhou, pertukaran barang sedang menjadi tren, maka diperlukan sesuatu untuk menjamin keamanan saat transaksi, stempel digunakan sebagai alat bukti keaslian barang tersebut.
Stempel berkembang dari waktu ke waktu dalam hal bentuk maupun fitur-fitur yang dimiliki. Stempel elektronik merupakan stempel konvensional yang dibuat dalam bentuk digital, digunakan untuk melengkapi pembubuhan tanda tangan pada bagian penutup dokumen atau berkas digital. Stempel elektronik berfungsi sebagai alat pengesahan dokumen atau berkas digital mengatasnamakan perusahaan, sebagai bentuk pertanggungjawaban yang mampu menjamin keaslian dan keabsahan pada dokumen digital, baik pada kontrak perjanjian maupun surat menyurat. Ketika dokumen digital telah dibubuhi stempel elektronik, maka isi dari dokumen tersebut tidak bisa lagi diganggu gugat. Stempel elektronik juga dapat memperkuat hasil keputusan pada lembar dokumen, dengan demikian stempel tersebut menandakan bahwa keputusan telah disepakati dan sah.
Bagaimana Pengimplementasian Stempel Elektronik di Perusahaan?
Pada tingkat perusahaan, penggunaan stempel basah masih memberikan berbagai hambatan seperti tinta bocor yang berpotensi menyebabkan kerusakan pada dokumen, tidak adanya proses verifikasi pada sehingga lebih rawan mengalami pemalsuan, membuat stempel basah juga membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit sehingga biaya operasional lebih tinggi.
Stempel elektronik dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Menggunakan stempel elektronik pada tingkat perusahaan juga akan meningkatkan produktivitas karyawan karena berbagai tugas administrasi dapat dilakukan secara digital, stempel dapat dengan mudah dibubuhkan pada dokumen melalui apps atau smartphone.
Pengimplementasian stempel elektronik pada berbagai divisi:
- Sales: Meringkas tugas administratif yang awalnya berjalan secara manual menjadi digital sehingga bisa lebih fokus dengan penjualan.
- Human Resource: Divisi Human Resource lebih banyak berhubungan langsung dengan karyawannya, hal tersebut memudahkan proses pengesahan dokumen dapat dilakukan dari manapun dan kapanpun mengingat beberapa perusahaan memiliki kebijakan hybrid working.
- Finance: Dokumen-dokumen pada divisi finance selalu memerlukan pengesahan agar ketika diperlukan pembuktian hukum dan nya dengan mudah tanpa memerlukan
- Legal: Dapat mengirim dan mengatur informasi yang berkaitan dengan hukum secara praktis dan aman.
TékenAja! sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) dengan status ‘Berinduk’ oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) menyediakan stempel elektronik yang akan melengkapi keperluan legalisasi dokumen digital. Selain stempel elektronik, TékenAja! juga memiliki layanan tanda tangan digital, sertifikat digital, meterai elektronik, dan kode QR sehingga seluruh proses legalisasi dan autentikasi dapat dilakukan hanya dengan satu platform. Tidak perlu khawatir dengan keamanan data dan informasi anda! kami telah memenuhi standarisasi ISO 27001:2013 pada sistem manajemen keamanan informasi dengan beberapa aspek penilaian yaitu integritas (integrity), kerahasiaan (confidentiality), dan ketersediaan (availability). Sempurnakan digitalisasi perusahaan anda dengan menggunakan stempel elektronik dari TékenAja! Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.